Was ist ein Geschäftsbrief

Der Geschäftsbrief folgt klaren Regeln betreffend den Aufbau und das Layout, die sich in Deutschland aus DIN 676 und DIN 5008 und in Österreich aus ÖNORM A 1080 ergeben. Der Geschäftsbrief ist das wichtigste Instrument in der Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern und sollte daher von Anfang in perfekter und ordnungsgemäßer Form vorliegen. Darüber hinaus gibt es zahlreiche Vorschriften, welche Pflichtangaben auf einem Geschäftsbrief enthalten sein müssen.

Inhalt:

1. Allgemeines zum Geschäftsbrief
2. Geschäftsbrief = schriftliche Mitteilung
3. Funktionen eines Geschäftsbriefs
4. Pflichtangaben im Geschäftsbrief
5. Geschäftsbrief mittels E-Mail

1. Allgemeines zum Geschäftsbrief

Der Geschäftsbrief ist neben Visitenkarten, Broschüren und anderen Werbeformen wichtiges Aushängeschild eines Unternehmens. Neben der grafischen Gestaltung vermitteln auch Rechtschreibung, Zeichensetzung und Grammatik ein erstes Bild vom Unternehmen. Stil und Form eines Geschäftsbriefs sind in der Regel vom Anlaß des Schreibens und vom Empfänger abhängig. Neue Kunden spricht man gewöhnlich anders an als langjährige Geschäftspartner und die Einladung zu einem Geschäftsessen erfolgt in einem anderen Ton als eine Reklamation oder eine Mahnung. In jedem Fall gehört zum 1 x 1 der Geschäftsbriefe dazu, dass die relevanten Informationen schnell, klar und vollständig zu verstehen sind.

2. Geschäftsbrief = schriftliche Mitteilung

Als Geschäftsbrief gilt der gesamte Schriftverkehr zwischen einem Unternehmen und externen Dritten, sei es ein Kunde, Lieferant oder Geschäftspartner. Jede schriftliche Mitteilung an einen oder mehrere Empfänger außerhalb des Unternehmens gilt als Geschäftsbrief. Darunter fallen auch alle schriftlichen Nachrichten, die mit Hilfe moderner Telekommunikationssystemen übermittelt werden und beim Empfänger in Schriftform, d.h. als Papier oder auf dem Bildschirm zu lesen sind, insbesondere geschäftliche E-Mails.

Beispiele:

• Angebot,
• Auftragsbestätigung,
• Rechnung,
• Quittung,
• Mahnung,
• Bestellung,
• Reklamation oder
• Mängelanzeige.

3. Funktionen eines Geschäftsbriefs

Der Geschäftsbrief soll es zum einen dem Empfänger ermöglichen, sich schon zu Beginn der Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse des Absenders zu informieren. Dies wird in erster Linie durch die Angabe der Rechtsform und der Handelsregisternummer gewährleistet, mittels derer man sich weitere Auskünfte über die Firma einholen kann. Eine weitere wichtige Funktion des Geschäftsbriefs ist die Beweisfunktion, die dem Schreiben in einer späteren gerichtlichen Auseinandersetzung zukommt.

4. Pflichtangaben im Geschäftsbrief

Neben den unverbindlichen Empfehlungen für Layout und Form gem. DIN 676 und DIN 5008 gibt es auch einige gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangaben für Geschäftsbriefe. Rechtsgrundlage ist das Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (= EHUG). Die Regelungen betreffen in erster Linie die Unternehmen, die im Handelsregister oder Genossenschaftsregister eingetragen sind.

Im einzelnen sind das folgende gesetzlichen Regelungen zum Geschäftsbrief, von denen vor allem die Rechtsformen OHG, KG, UG, GmbH und AG betroffen sind:

• § 15 b GewO,
• §§ 37a, 125a, 177a HGB,
• § 35a GmbHG,
• § 80 AktG,
• § 25a GenG.

Für Einzelunternehmer und Kleinunternehmer ohne Eintragung einer Firma im Handelsregister gilt, dass auf jedem Geschäftsbrief neben dem ausgeschriebenen Vor- und Zunamen eine ladungsfähige Anschrift angegeben ist. Darüber hinaus ist der Umfang der Pflichtangaben auf dem Geschäftsbrief in erster Linie von der Rechtsform des Unternehmens abhängig.

Muster-Geschäftsbriefe zu einzelnen Rechtsformen:

• Geschäftsbrief für Einzelunternehmer,
• Geschäftsbrief für Kleinunternehmer,
• Geschäftsfbrief für BGB-Gesellschaften,
• Geschäftsbrief einer GmbH,
• Geschäftsbrief für GmbH & Co. KG.

5. Geschäftsbrief mittels E-Mail

Die E-Mail hat den klassischen Geschäftsbrief bereits in unzähligen Bereichen abgelöst. Die Vorteile der E-Mail liegen ja auch klar auf der Hand: Schnell, einfach, kostenlos. Nichtsdestotrotz ist zu beachten, dass die gesetzlichen Pflichtangaben für Geschäftsbriefe auf für E-Mails gelten. Darüber hinaus muss man sich als Unternehmer immer bewusst sein, dass die normale E-Mail keine Beweisfunktion in einem Rechtsstreit besitzt, allenfalls im Rahmen der freien Beweiswürdigung berücksichtigt werden kann.