Was ist Buchhaltung

Der Begriff Buchhaltung wird oft synonym mit Buchführung oder Rechnungswesen verwendet.

Bezeichnet wird das Rechnungswesen eines Unternehmens, das je nach Größe des Unternehmens die Teilbereiche Finanzbuchhaltung, Erfassung der Debitoren- und Kreditoren, Anlagenbuchhaltung und Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen umfasst. Die Buchhaltung im Sinne einer Doppelten Buchführung bildet die Basis für die Gewinnermittlung zum Ende des Wirtschaftsjahres, die jeder selbständige Unternehmer und Freiberufler erstellen mus, sei es in Form einer einfachen Einnahmen-Überschußrechnung (EÜR), eines Vermögensvergleichs oder im Rahmen einer Gewinnermittlung nach Durchschnittssätzen.

Grundsätzlich ist der Gewinn eines gewerblichen Unternehmens mittels eines Vermögensvergleichs zu ermitteln, bestehend aus einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung zum Schluss des Wirtschaftsjahres. Abhängig vom Gewinn und Umsatz des Unternehmens gibt es jedoch gewisse Erleichterungen bei der Gewinnermittlung dahingehend, dass bis zu einer gewissen Gewinn- bzw. Umsatzgrenze der Gewinn auch durch eine vereinfachte Einnahmenüberschußrechnung ermittelt werden kann.

Was ist Doppelte Buchführung?

Die Grundregel der Doppelten Buchführung besagt, dass eine Buchung immer ein Konto im Soll und ein Konto im Haben anspricht. Auf der Sollseite eines Kontos erscheinen z.B. folgende Buchungen:

• Zugang beim Anlagevermögen,
• Eingang auf dem Geschäftskonto oder in der Kasse,
• Entstehung oder Erhöhung einer Forderung gegenüber Kunden,
• Privatentnahmen eines Einzelunternehmers oder Gesellschafters einer Personengesellschaft,
• Betriebsausgaben.

Auf der Habenseite eines Kontos werden dagegen folgende Geschäftsvorfälle gebucht:

• Verbindlichkeit gegenüber einer Bank oder einem Lieferanten,
• Abbuchung auf dem Geschäftskonto oder Auszahlung aus der Kasse,
• Privateinlagen eines Einzelunternehmers oder Gesellschafters einer Personengesellschaft,
• Umsatzerlöse oder sonstige betriebliche Einnahmen.

Für jeden Geschäftsvorfall in einem Unternehmen existieren daher zwei Konten, auf denen dieser Geschäftsvorfall abzubilden ist, jeweils im Soll und im Haben.

Beispiel:

Einzelunternehmer A stellt an seinen Kunden B eine Rechnung über eine Warenlieferung aus. Mit dem Ausgang der Rechnung erhöht sich der Bestand der Forderungen von A (Forderung gegen A) und eine betriebliche Einnahme (Betriebseinnahmen). Der Buchungssatz lautet also: Forderung A an Umsatzerlöse.

Eröffnungsbuchungen zu Beginn des Wirtschaftsjahres

Die Buchhaltung des jeweiligen Wirtschaftsjahres beginnt immer mit den Eröffnungsbuchungen. Dabei bildet die Schlußbilanz des Vorjahres die Eröffnungsbilanz des laufenden Geschäftsjahres. Da eine fertige Schlußbilanz zu Beginn des Wirtschaftsjahres in der Regel noch nicht vorliegt, werden in der Praxis nur die Endsalden der Geschäftskonten gem. den Kontoauszügen und der Kassenbestand zum 31.12. übernommen. Sofern Konten für einzelne Debitoren und Kreditoren geführt werden, sind auch diese zum 01.01. zu übernehmen.

Beispiel:

Eröffnung des Geschäftskontos bei der Bank 1 mit einem Anfangssaldo von 540,00 Euro Guthaben zum Ende des Kalenderjahres.

Buchung: 540,00 Euro # 1800 Bank 1 an # 9000 Saldovortrag Sachkonten

Laufende Buchführung

Im Rahmen der laufenden Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle des aktuellen Wirtschaftsjahres anhand von Belegen gebucht. Hierbei gilt die Regel: keine Buchung ohne Beleg. Bei den meisten Geschäftsvorfällen handelt es sich um Standardbuchungen, die sich immer wiederholen.

Beispiele:

• xxx # 5400 Wareneingang 19% Vorsteuer an # 1800 Bank 1 (bei Bezahlung einer Warenlieferung 19% Vorsteuer per Überweisung über das Geschäftskonto) oder
• xxx # 5300 Wareneingang 7% Vorsteuer an # 1600 Kasse (bei Barbezahlung einer Warenlieferung 7% Vorsteuer).
• xxx # 6310 Miete an # 1800 Bank 1 (bei Bezahlung der Miete)
• xxx # 6400 Versicherungen an # 1800 Bank 1 (bei Bezahlung betrieblicher Versicherungen, z.B. Betriebshaftpflichtversicherung)
• xxx # 906530 lfd. Kfz-Betriebskosten an # 1600 Kasse (bei Barbezahlung einer Tankrechnung mit 19% Vorsteuerabzug),
• xxx # 6800 Porto an # 1600 Kasse (bei Einkauf von Briefmarken),
• xxx # 906805 Telefon an # 1800 Bank 1 (bei Bezahlung der Telefon-Rechnung über Bank mit 19% Vorsteuerabzug).
• xxx # 7310 Zinsaufwand kfr. Verbindlichkeiten an # 1800 Bank 1 (bei Kontoabrechnung und anfallenden Zinsen für die Inanspruchnahme eines Kontokorrent-Kredits auf dem Geschäftskonto).

Die Schwierigkeit bei der laufenden Buchführung besteht zunächst darin, für die Buchung das jeweils richtige Konto aus dem Kontenrahmen (SKR 03, SKR 04) auszuwählen. Das ist aber reine Übungssache. Bei der Einrichtung der laufenden Buchführung lohnt sich die Rücksprache mit einem Steuerberater. Bei einer bereits bestehenden Buchführung orientiert man sich am besten an der Summen- und Saldenliste des Vorjahres, wo alle bebuchten Konten sichtbar sind. Viel schwieriger ist oftmals die richtige Behandlung der Umsatzsteuer beim Ausgang eigener Rechnungen bzw. Vorsteuer beim Eingang fremder Rechnungen. Ferner ist darauf zu achten, dass einige betriebliche Ausgaben nur beschränkt bzw. nur unter bestimmten Voraussetzungen abziehbar sind.

Bilanz

Bei der Aufstellung einer Bilanz sind eine Vielzahl gesetzlicher Vorschriften und allgemeiner Grundsätze zu beachten, wobei sich die meisten aus dem Steuerrecht und dem HGB ergeben. Eine Bilanz wird hierbei definiert als stichtagsbezogene Gegenüberstellung von Aktiva auf der linken Seite (= Vermögen) und Passiva auf der rechten Seite (= Kapital, Rückstellungen und Verbindlichkeiten) eines Unternehmens. Regelmäßig wird die Bilanz zum Ende des Kalenderjahres erstellt, also zum 31.12. Das Kapital des Unternehmens ergibt sich durch Abzug der Rückstellungen und Verbindlichkeiten vom Vermögen.

Neben der normalen jährlichen Abschlußbilanz zum Ende des Geschäftsjahres gibt es noch einige Sonderbilanzen, die nur in bestimmten Fällen aufzustellen sind, z.B. eine Eröffnungsbilanz bei Gründung einer GmbH. Eine der Hauptaufgaben der Bilanz ist die Gewinnermittlung zum Ende des Geschäftsjahres, aber sie dient auch als Informationsinstrument zur Beurteilung der Lage und Entwicklung eines Unternehmens, insbesondere durch sog. Bilanzkennzahlen.

Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist Teil des Jahresabschlusses eines Unternehmens und stellt die betrieblichen Einnahmen und Ausgaben innerhalb des Geschäftsjahres dar. Überwiegen die Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben, ergibt sich ein Gewinn, anderenfalls ein Verlust.

Einnahmen-Überschußrechnung (EÜR)

Die Einnahmen-Überschußrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ist eine vereinfachte Methode zur Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns, die insbesondere für Freiberufler und Selbständige nach § 18 EStG, aber auch für Inhaber kleiner Gewerbebetriebe zur Verfügung steht. Die Besonderheit der Einnahmen-Überschußrechnung besteht darin, dass grundsätzlich nur solche Betriebseinnahmen bzw. Betriebsausgaben berücksichtigt werden, die auch tatsächlich in dem Geschäftsjahr zu- bzw abgeflossen sind. Weder die wirtschaftliche Zugehörigkeit zum Geschäftsjahr noch das Rechnungsdatum sind relevant.

Beispiele für Betriebseinnahmen:

• tatsächlich erhaltene Zahlungen von Kunden (inkl. erhaltene Anzahlungen für noch nicht erbrachte Leistungen),
• erhaltene Zahlungen aus dem Verkauf von Anlagevermögen,
• vereinnahmte Umsatzsteuer,
• Private Nutzung betrieblicher Anlagegüter (insbesondere private Kfz-Nutzung).

Beispiele für Betriebsausgaben:

• Wareneinkauf,
• geleistete Anzahlungen für Lieferungen oder Leistungen,
• Löhne und Gehälter und gesetzliche Sozialaufwendungen,
• Abschreibungen auf Anlagevermögen,
• gezahlte Vorsteuer und Umsatzsteuer-Vorauszahlungen.